宁夏飞宏人力资源有限责任公司费用结算制度

一、目的

 为规范宁夏飞宏人力资源有限责任公司（以下简称“公司”）费用结算管理，确保费用结算准确、及时、合规，保障公司与合作方的合法权益，依据相关法律法规及公司实际运营情况，特制定本制度。

二、适用范围

 本制度适用于公司与客户、供应商、员工等各类主体之间的费用结算活动，包括但不限于劳务派遣费用、劳务外包费用、人力资源服务费用、办公费用、差旅费用、员工薪酬及福利费用等。

三、费用结算原则

 准确性原则：费用结算的金额、项目、数量等信息必须依据真实、有效的业务记录和相关凭证进行核算，确保数据准确无误。

及时性原则：按照合同约定或公司规定的结算周期和时间节点，及时完成费用结算工作，避免拖延导致的财务风险和合作纠纷。

合规性原则：费用结算活动必须严格遵守国家法律法规、税收政策以及公司内部的财务管理制度和审批流程，确保每一笔结算业务合法合规。

权责明晰原则：明确各部门和岗位在费用结算过程中的职责与权限，做到分工明确、责任到人，保证结算工作的顺利进行。

四、费用结算流程

 费用产生与记录：各业务部门在开展业务活动过程中，应准确记录各项费用的发生情况，及时收集和整理相关的原始凭证，如发票、合同、验收报告、考勤记录等。

结算申请提交：业务完成或达到结算周期后，业务部门填写《费用结算申请表》，详细注明费用项目、金额、结算依据、收款方信息等内容，并附上齐全的原始凭证，提交至财务部门审核。

财务审核：财务部门收到《费用结算申请表》及相关凭证后，进行全面审核。审核内容包括费用的真实性、合理性、合规性，凭证的完整性、合法性，计算的准确性等。如发现问题，及时与业务部门沟通核实，要求补充或更正相关资料。

审批流程：财务审核通过后的费用结算申请，按照公司规定的审批权限和流程，依次提交给部门负责人、分管领导、总经理等进行审批。审批人员根据职责和权限，对费用结算的必要性、合理性等进行审查，签署审批意见。

费用支付：审批通过后，财务部门根据审批结果和公司的资金支付流程，办理费用支付手续。通过银行转账、支票等方式，将款项支付给收款方，并及时进行账务处理。同时，保存好支付凭证和相关审批文件，以备后续查询和审计。

五、结算方式及周期

 结算方式：公司与客户、供应商等的费用结算，主要采用银行转账、支票、电汇等方式进行支付，特殊情况下经公司领导批准，可采用现金结算方式，但需严格遵守现金管理的相关规定。

结算周期：

 - 对于劳务派遣费用、劳务外包费用等常规业务费用，原则上每月结算一次，结算周期为上月1日至当月最后一日。每月[具体日期]前，完成上月费用的结算申请、审核及支付工作。

- 对于人力资源服务费用，根据服务合同约定的结算方式和周期进行结算。如按项目结算的，在项目完成并经客户验收合格后的[7-15]个工作日内完成结算；按时间周期结算的，参照每月常规费用结算周期执行。

- 办公费用、差旅费用等日常费用，员工应在费用发生后的[7-15]个工作日内完成报销申请，经审批后，财务部门在收到审批通过的报销申请后的[3-7]个工作日内完成支付。

- 员工薪酬及福利费用，按照公司规定的薪酬发放日进行结算和支付，一般为每月[具体日期]。

六、特殊情况处理

 费用调整：如因业务变更、合同条款调整、政策变化等原因导致费用结算金额需要调整的，业务部门应及时提交《费用调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额及计算依据，并附上相关证明材料。经财务部门审核、公司领导审批后，按照调整后的金额进行结算。

争议处理：在费用结算过程中，如与客户、供应商或员工发生争议，相关部门应及时沟通协商，寻求解决方案。协商不成的，可依据合同约定的争议解决方式，如通过仲裁、诉讼等途径解决。在争议解决期间，不影响无争议部分费用的正常结算。

坏账处理：对于确实无法收回的应收账款，经财务部门核实、公司领导审批后，按照公司坏账处理制度进行处理。同时，加强对坏账的跟踪和管理，如发现有可收回的可能性，及时采取措施进行追讨。

七、监督与管理

 内部审计：公司内部审计部门定期对费用结算业务进行审计监督，检查费用结算的合规性、准确性和完整性，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。

财务监督：财务部门在费用结算过程中，严格履行审核职责，对不符合规定的费用结算申请有权拒绝办理，并及时向相关部门和领导反馈。同时，加强对费用结算业务的日常监控，定期进行财务分析，及时发现和解决潜在的财务风险。

违规处理：对于在费用结算过程中违反本制度规定，存在弄虚作假、虚报冒领、违规审批等行为的部门和个人，公司将按照相关规定进行严肃处理，追究其相应责任；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。

八、附则

 本制度由公司财务部门负责解释和修订。

本制度自发布之日起生效实施，如有与本制度相冲突的其他规定，以本制度为准。